תקשורת מקצועית: אמצעים, פונקציות, עקרונות של ארגון תהליכים

2024 מְחַבֵּר: Miguel Ramacey | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 06:19

תקשורת מקצועית חיונית כדי לאפשר לאנשים בחברה לתקשר ביעילות זה עם זה. קצב העבודה של המיזם כולו תלוי באופן ישיר באיזו מהירות ונגישות תתבצע העברת המידע.

לתקשורת מקצועית יש תפקיד חשוב בקבלת ההחלטות היעילות ביותר ובהעברתן לצוות. אם הם לא מבוססים, הרי שהדבר מאיים לגרום לתוצאות שליליות, שיכולות להתבטא בטעויות בהחלטות שנבחרו, בהופעת אי הבנות בין העובדים למנהל, וכן בהידרדרות ביחסים הבין אישיים.

הגדרת המושג

תקשורת מקצועית היא אינטראקציות המתבצעות בתחום היחסים הרשמיים. המטרה העיקרית שלהם היא להשיג את התוצאות המיועדות, לפתור את המשימות שנקבעו, כמו גם לייעל פעילויות מסוימות. במקביל, כל אחד מהמשתתפים בתקשורת מקצועיתיש לו מעמד משלו, בהיותו בוס, כפוף, עמית או שותף.

במקרים שבהם אנשים ברמות שונות בסולם הקריירה (מבצע ומנהל) מתקשרים זה עם זה, אנחנו יכולים לדבר על תקשורת כפופה. הרי אנכי היחסים נראה כאן בבירור. כאשר מיישמים אינטראקציה המבוססת על העיקרון של שיתוף פעולה שווה, אנו יכולים לדבר על תקשורת אופקית.

הרלוונטיות של הנושא

תקשורת מקצועית היא חוויה יומיומית עבור אנשים. הוא מתקיים בעבודה ובבתי ספר, אוניברסיטאות ומוסדות רשמיים. זוהי תקשורת בין תלמידים ומורים, כפיפים ובוסים, מתחרים, שותפים ועמיתים. על מנת להשיג את המטרה העומדת לנגד עיניו, כל אדם חייב להכיר את האמצעים והעקרונות של תקשורת כזו, כי בני זוג צריכים לתקשר באותה שפה (באופן מילולי ובצורה פיגורטיבית), לחוות חוויה חברתית משותפת ולהבין זה את זה.

עמידה בתנאים הבסיסיים של תקשורת עסקית

איך להפוך את התקשורת בפעילות המקצועית ליעילה ככל האפשר? זה ידרוש מילוי של מספר תנאים. קודם כל, לתקשורת צריכה להיות מטרה ברורה. יחד עם זאת, האינטרס של כל האנשים המעורבים בתהליך זה חשוב בהשגתו. דוגמה היא כריתת הסכם, יצירת קשרים, תיאום אירועים, פיתוח התנאים הנוחים ביותר לשיתוף פעולה וכו'.

לכולםמשתתפים בתקשורת מקצועית ועסקית צריכים ליצור קשר זה עם זה, ולעשות זאת ללא קשר לאהבתי או לא אהבתי. יחד עם זאת, חובה להקפיד על כפיפות, תפקידי עבודה, נימוס עסקי והגבלות צורניות. המושג האחרון מרמז לא רק על יישום של פרוטוקולים, שגרות ותקנות שונות, אלא גם על הצורך הבנאלי לשלוט בכוח הרגשות של האדם ולכבד את בן השיח.

בנוסף, אחד התנאים ההכרחיים ליישום היעיל ביותר של תקשורת עסקית בפעילויות מקצועיות הוא יכולת הניהול שלה. ראש החברה, כאדם המעוניין ביותר בפתרון המשימות העומדות בפני הצוות, צריך קודם כל לדאוג לרגע כזה. חשוב לו להניע את העובדים שלו למצוא את הפתרון הטוב ביותר, כי אחרת הם יישארו צופים פסיביים, בלי להציע שום רעיונות.

כלי תקשורת עסקית

תקשורת מקצועית היא רצון משמעותי של אדם אחד או קבוצה שלמה של אנשים להניע עובד אחד או כל הצוות לפעולה שיכולה איכשהו לשנות את המצב או להפוך את השיחה לכיוון אחר.

קיימים מספר כלים ליישום התוכנית. אז, אמצעי התקשורת המקצועיים כוללים:

1. דואר רגיל. מכל אמצעי התקשורת העסקיים, הוא העתיק ביותר. ובהקשר זה, לדואר מסורתי יש מספרחסרונות. הם מורכבים ממהירות נמוכה של העברת הודעות, עיצוב מורכב יותר של אותיות (בהשוואה לסוגי תקשורת אחרים) וכו'. וזה בלי להזכיר את העובדה שהמערכת הזו לא תמיד עובדת ברמה המתאימה. אבל דואר רגיל משמש עד היום כאמצעי תקשורת מקצועי. היתרון העיקרי שלו הוא דרך מקובלת מאוד להעברת מסמכים חשובים בין שותפים. בקשרים עסקיים ניתן להשתמש גם בשיטה כמו שידור מברקים. שירות זה ניתן גם בדואר.
2. חיבור טלפוני. זהו אמצעי יעיל מאוד לתקשורת עסקית. עם זאת, משא ומתן טלפוני אינו מחייב מבחינה משפטית. יש לקחת נקודה זו בחשבון בעת שימוש בתקשורת מקצועית, תוך שימוש באמצעים אחרים.
3. אימייל. אמצעי תקשורת עסקית חדש יחסית זה נהנה מפופולריות ראויה. אחד היתרונות המרכזיים שלו הוא השילוב של צורת התקשורת הכתובה (טקסט קבוע) עם התכונות שיש לתקשורת בעל פה, בדמות מהירות העברת המידע והאפשרות לקבל מענה כמעט מיידי. תכונות כאלה הופכות את הדואר האלקטרוני לאחד האמצעים העיקריים המשמשים להעברת הודעות בעלות אופי לא פורמלי.
4. פקס. באמצעות מכשיר מיוחד תוכלו להעביר במהירות רבה עותק של כל מסמך לבן הזוג שלכם. מהירות היא יתרון ללא ספק של תקשורת פקסימיליה. אולם, למסמכים המועברים בדרך זו אין תוקף משפטי, כי אין להםחתימות וחותמות מקוריות. לכן, ברוב המקרים, הפקס כאמצעי תקשורת משמש רק לשידור מהיר של מסמכים. ניתן לקבלם לביצוע רק אם המקור נשלח אחריהם בדואר רגיל. יש לזכור שאסור לשלוח מסמכים המסומנים "לשימוש רשמי" או "סודי" בפקס.

תקשורת עסקית

מגע בעל פה תמיד היה בלב התקשורת המקצועית. הוא מתבצע בין אנשים הקשורים ביניהם באינטרסים של התיק, ויש להם גם את הסמכויות הנדרשות לפתור את הבעיות שנוצרו ולבסס שותפויות.

שיחות כאלה הן אמצעי תקשורת מקצועי, המגלמים את כל היתרונות שחסרים לתקשורת טלפונית ולחילופי מידע כתוב. העובדה היא שתקשורת עסקית:

• מתבצע בתנאים של מגע קרוב, כאשר אפשר להתמקד רק בבן שיח אחד או בקבוצה קטנה של אנשים;
• יוצר את התנאים שבהם ניתן ליצור קשרים אישיים;
• מרמז על קשר ישיר.

שיחה עסקית מתייחסת בעיקר לדיבור בעל פה. ויש לה, בהשוואה לצורה הכתובה, מספר הבדלים משמעותיים. במהלך שיחה כזו, ניתן להשפיע ישירות על בן השיח או על קבוצת אנשים. במקרה זה, נעשה שימוש במחוות והבעות פנים, אינטונציה וכן הלאה. חוץ מזה,תקשורת פנים אל פנים אינה משאירה זמן לחשיבה מוקדמת. לכן צורות תקשורת מזדמנות משמשות לעתים קרובות בשיחה עסקית, כמו גם כמה מאפיינים סגנוניים ודקדוקיים.

משמש כבסיס לתקשורת מקצועית, השיחה העסקית נבדלת בעיקר על ידי הבנייה הגיונית של המחשבה. בהתבסס על הפרקטיקה הקיימת, ניתן לטעון שאנשי עסקים המצטיינים בשימוש בשיפוט ובמושגים, המסוגלים להוכיח בצורה משכנעת ולהסיק מסקנות נכונות, מצליחים הרבה יותר מהר מאותם אנשי עסקים שאינם בעלי כישורים אלו.

לשיחה מקצועית יש תרבות פסיכולוגית משלה. היא טמונה ביכולת של בני שיח לעשות רושם טוב על אחרים, ליצור אווירה ידידותית של הפגישה, ליישם טכניקות מיוחדות המגנות מפני שאלות שגויות, להקשיב ליריביהם עד הסוף, ובמידת הצורך, להפריך את טיעוניהם, להשתמש ב טכניקה המאפשרת תקשורת ללא קונפליקטים.

יחסים בין-תרבותיים

היום, העולם מאומץ יותר ויותר בתהליך הגלובליזציה. לכן תקשורת מקצועית בין-תרבותית באה לידי ביטוי. לצורך יישומו, דרושים מומחים שאינם יודעים רק שפה זרה. הם צריכים לשלוט בזה במונחים של תקשורת עסקית.

לרוב תקשורת מקצועית כזו מתרחשת באנגלית. זהו אמצעי התקשורת העיקרי ברמה בין-מדינתית.

אנגלית בתחום התקשורת המקצועית היא גרסה מודרנית ומפושטת של השפה האנגלית בכלל. הוא מאופיין בנוכחותם של ביטויי קלישאה סטנדרטיים, כמו גם כל מיני דפוסים. מומחה צריך להכיר אותם ולהיות מסוגל להשתמש בהם במצבים מסוימים.

אם מתורגמן מוזמן לפגישה עסקית על ידי איש עסקים, בתקשורת מקצועית מומחה כזה לא ייצא רק מניסיון חייו ומההתנהגות המקובלת בסביבתו התרבותית המקומית. התחשבות במוזרויות ההתנהגות של עמים אחרים תעזור למנוע אי הבנות, טעויות ובעיות בשיחה.

בתקשורת מקצועית בין-תרבותית, יש צורך להכיר את הנורמות הבין-אישיות של יחסים המקובלות בחברה מסוימת. כלומר - שפות תקשורת לא מילוליות ומילוליות. הראשון שבהם כולל אותות שונים ללא מילים שמשתתפים בתקשורת שולחים זה לזה. לעתים קרובות הם עושים זאת באופן לא מודע. יש לזכור שידע של שפות לא מילוליות ומילוליות בתקשורת מקצועית בעלת אופי בין-תרבותי הוא המפתח לפגישה מוצלחת. מומחה צריך להיות מודע לגוון הדיבור שאומץ על ידי עם מסוים, נפח ההגייה, האינטונציה, הבעות הפנים, התנוחות וכו'. הנורמות לשימוש בהן במהלך שיחה עשויות להיות הבדלים מסוימים. דוגמה מצוינת היא החיוך האמריקאי המסורתי. ברוסיה, זה נחשב לא כנה ומלאכותי. אמריקאיםלהיפך, הם מאמינים שהרוסים קודרים מדי, גסים ורציניים מדי.

הכשרת מומחים

איך נפתרות בעיות בתקשורת עסקית בין-מדינתית? משא ומתן מוצלח מחייב נוכחות של מתרגם מוסמך בתחום התקשורת המקצועית, בעל ידע תרבותי מיוחד וכללי כאחד. אוניברסיטאות רוסיות מכשירות מומחים כאלה.

במקביל נעשה שימוש פעיל בתוכנית בשם "מתרגם בתחום התקשורת המקצועית". הוא מספק את הכישורים לתקשר ביעילות בחילופי העסקים והתרבות של היום.

פונקציות עיקריות

בין המאפיינים של תקשורת מקצועית היא המערכת המורכבת למדי שלה. זה מורכב מרמות רבות, המכסה לא רק ארגון ספציפי, אלא גם את הסביבה החיצונית. שקול את הפונקציות העיקריות של תקשורת מקצועית.

1. אינפורמטיבי. תקשורת מקצועית נועדה לשחק את התפקיד של מתווך מסוים. בעזרתו מחליפים רעיונות, החלטות ומסרים בין העובדים. פונקציית המידע של התקשורת העסקית נחוצה כדי להשיג את מטרות הארגון, כמו גם כדי לסלק את הבעיות המתעוררות במהלך תהליך זה.
2. מוטיבציה. תקשורת מקצועית תורמת לרצון של העובדים לבצע את המשימות שלהם טוב יותר. זוהי פונקציית המוטיבציה.תקשורת מקצועית. במקרה זה, המנהיג משתמש באמצעים כגון סדר, שכנוע, הצעה ובקשה.
3. שליטה. באמצעות כפיפות היררכית, פונקציה זו נועדה לנטר את התנהגות עובדי החברה.
4. אקספרסיב. בעזרת פונקציה זו, תקשורת מקצועית תורמת לסיפוק צרכים חברתיים באמצעות ביטוי חוויות ורגשות לגבי המתרחש.
5. תקשורתי. תכונה זו היא מאוד ספציפית. בעזרתו מזהים ופותרים טעויות ובעיות אופייניות שעלו בתקשורת עסקית ומנוסחים עקרונות של התנהגות מיטבית.

ניתן לשקול את הפונקציות של תקשורת מקצועית גם מנקודת מבט של הבטחת חיי החברה כולה. במקרה זה, הפעולות הבאות מתרחשות:

1. פונקציה רגולטורית. בעת תקשורת, ישנה השפעה עקיפה או ישירה על העובד, שהוא מושא ההנהלה. פונקציה כזו תורמת לארגון פעולות משותפות בצוות, תיאום וייעול על ידי ראש כלל הפעולות שמבצע הצוות.
2. פונקציית שליטה חברתית. לכל אחת מהשיטות לפתרון בעיות הארגון, כמו גם צורותיו ועקרונות העבודה שלו, יש אופי נורמטיבי בולט. הסדרת כל הוראות אלו, המצויה בהנחיות ובפקודות של המנהל, מסייעת להבטיח את הארגון ואת שלמותו של המוסד, וכן את עקביות הפעולות המשותפות של כל אחד מחברי הצוות. כדי לשמור על הכיוון הזה ולהפעיל את השליטה החברתית שלהם בתקשורת המקצועית.
3. פונקציית סוציאליזציה. זו אחת המשימות העיקריות של כל מנהיג. פונקציה זו מאפשרת לעובדים צעירים להצטרף לפעילויות משותפות, שמתחילים לשלוט במיומנויות ויכולות תקשורת, לומדים לנווט במצב תקשורתי, לדבר ולהקשיב. כל זה חשוב מאוד לא רק לצורך הסתגלות בינאישית, אלא גם לביצוע פעילות מקצועית. במקביל, צעירים רוכשים יחס סובלני, מתעניין ומיטיב כלפי עובדים אחרים ויכולת לפעול למילוי משימה קולקטיבית.
4. סוציו-פדגוגי. בתהליך התקשורת המקצועית מתקיים תהליך הכשרה, חינוך ופיתוח אישיות העובד תוך העברת ניסיון מעשי אליו. הודות למגעים שיטתיים המופיעים במהלך פעילויות משותפות, כל המשתתפים בתקשורת צוברים ידע הן על עצמם והן על שותפים, כמו גם על האפשרויות הטובות ביותר לפתרון המשימות העומדות בפני הצוות. שליטה במיומנויות מעשיות הופכת לעתים עבור חלק מהעובדים לפיצוי אפשרי על ידע מקצועי חסר. וזה מובטח על ידי הפונקציה החברתית-פדגוגית של התקשורת.

הנחיות

תקשורת מקצועית מבוססת על:

1. בינאישיות. תקשורת כזו מאופיינת בגיוון, פתיחות של אינטראקציה בין אנשים. עיקרון זה מבוסס על עניין אישי זה בזה. וזאת למרותשהתקשורת היא עסקית. תקשורת כזו נושאת בהכרח את המאפיינים של מגע בין אישי.
2. תכליתיות. עקרון זה של תקשורת מקצועית הוא רב תכליתי, מכיוון שתהליך התקשורת העסקית, יחד עם עומס המידע המיועד, נושא גם מטרה בסיסית. לדוגמה, מנהיג, המודיע לצוות על הנתונים הסטטיסטיים שיש לו, רוצה להצביע על ההיבטים הבעייתיים של תחום פעילות מסוים. במקביל, קרוב לוודאי, ברמה לא מודעת, הוא מבקש להפגין בפני הנוכחים את רהיטותו, חוכמתו ואינטליגנציה שלו.
3. המשכיות. זהו עוד אחד מהעקרונות של תקשורת מקצועית. היא מורכבת מהעובדה שבכניסה לשדה הראייה של השותף העסקי שלנו, אנו הופכים להיות היוזמים של קשר רציף איתו. יחד עם זאת, התקשורת מתקיימת לא רק ברמה המילולית. בן הזוג מקבל כל הזמן מסרים התנהגותיים שמהם הוא יכול להסיק מסקנות מתאימות.
4. רב-ממדיות. במהלך התקשורת המקצועית מתממשים לפחות שני היבטים של יחסים בין אישיים. הראשון שבהם הוא העברת מידע עסקי ותחזוקת איש הקשר שנוצר. השני הוא תרגום של יחס רגשי כלפי בן/בת זוג (יכול להיות חיובי ושלילי).

אתיקה של תקשורת מקצועית

כל אחד מהמשתתפים בתקשורת עסקית חייב להיות בעל:

1. כנות. בעלי תכונת אופי כזו, אנשים נמנעים ממעשי הונאה ומרמאות. עם זאת, אפילואלה הרואים ביושר סטנדרט הכרחי של התנהגות עסקית, לפעמים עדיין צריכים לשקר. במקרה זה, אנשים צריכים לבחור בין חלופות שאינן מספקות אותם. עם זאת, יש לומר את האמת תמיד. השקר מוצדק רק כאשר בוחרים את הפחות משתי הרעות, כאשר הנסיבות מחייבות זאת.
2. יושרה. מאפיין זה הטבוע באדם מוצא את ביטויו באחדות מעשיו ואמונותיו. התנהגות הגונה היא בדיוק ההפך מכפילות וצביעות. אדם כזה תמיד יעשה מה שהבטיח. לדוגמה, עובד בהחלט יעזור לעמית שלו בביצוע מטלת עבודה. זה יקרה גם כשלא כל כך קל לו לעשות את זה, אבל הוא הבטיח.
3. צדק. תכונת אופי זו מרמזת על היעדר הטיה ואובייקטיביות בהערכת אנשים אחרים ומעשיהם.
4. אחריות. תכונה זו של משתתף בקשרים עסקיים באה לידי ביטוי במידה שבה הוא אחראי לדבריו, מקיים אמות מידה מוסריות וממלא את התחייבויותיו.