עץ המטרה הוא מונח ידוע בניהול. זוהי קבוצה של יעדים של מערכת, תוכנית או תוכנית כלכלית. טכניקה זו קיימת למעלה מ-50 שנה וכיום נעשה בה שימוש נרחב במהלך תכנון משימות.
זהו ייצוג חזותי של השגת התוצאות שנקבעו. הגרף מציג את המטרות הראשוניות והמשניות. יחד עם זאת, משימות בעדיפות נמוכה יותר יכולות להיות חלק אינטגרלי הן מהשגת המשימה העיקרית והן משימות נוספות, כזו שניתן לוותר עליה, אך עדיף להשלים.
Structure
עץ המטרות והיעדים - אלו כל המטרות של החברה, הבנויות לפי עיקרון היררכי. במבנה זה יש רמות גבוהות ונמוכות, לכל משימה יש סדר משלה. תוכניות כאלה נוצרות כדי להבין טוב יותר את היקף העבודה ולייצג חזותית את התוצאה הסופית. התמונה הגרפית היא חלק בלתי נפרד משיטה זו. זה עוזר להשיג את המטרות, לנתח בעיות אפשריות ולהמציא פתרון.
מהו עץ מטרות, קל להבין עם דוגמה קונקרטית.
בפסגה נמצא הגנרלמטרה. זה מה שהחברה שואפת אליו. ואחריו מטרות כפופות, שהשגתן תורמת לתוצאה העיקרית. ככל שהמשימות נמוכות יותר, כך הן פחות חשובות, אך חובה להשלמתן, כי אם הן לא יושלמו, הסבירות שתכנית זו לא תעבוד עולה. זה תיאור גס, כי בפועל החברה מתמודדת עם מצבים שבהם צריך לוותר על כמה משימות או להמציא דרכים חדשות לפתרון בעיות.
לצורך יצירה נכונה של מבנה כזה, כוונות מנוסחות במדויק, עדיפות מוערכת נכון, מסגרות זמן מוגדרות.
עיקרון
שקול שישה עקרונות לבניית עץ יעדים לארגון:
- חשבון משאבים וצרכים. ככל שהמשימה מורכבת יותר, כך היא מתוכננת בקפידה רבה יותר.
- חלוקת ההוצאות היא נקודה חשובה מאוד, מכיוון שחוסר כסף הוא סיבה נפוצה לכך שהפיתוח של חברה נעצר.
- מפרט הוראות. מטרות חייבות להיות מנוסחות בצורה ברורה, חייבות להיות להן תוצאה סופית. מתאר פרמטרים שעוזרים לקבוע אם משימה הגיעה למצבה הסופי. פריט זה כולל גם הקצאת זמן ליישום פריט כזה או אחר.
- צעד אחר שלב ויישום עקבי של הנקודות הוא דרישה חובה על מנת להשיג את המטרה הסופית. המשימות מחולקות באופן רציונלי לשלבים, המטרות הכלליות והמשניות נקבעות. המשאבים הדרושים להשלמת המשימה מנותחים.
- מבנה מעוצב היטבנקבע על פי התאימות של מטרות המשנה והכוונה העיקרית. המשמעות היא שהמשאבים הדרושים ליישום המשימות מחולקים בצורה נכונה, הם צריכים להספיק לכל שלב.
- כל מחלקה של המיזם מגשימה רק את המטרה שלה, בהתבסס על עץ הכוונות.
- השלבים מחולקים למשימות קטנות. זה נקרא שיטת הפירוק.
הטבה
בניית עץ מטרות היא חלק חשוב בביצוע שליחויות. נוצר לוח זמנים להצגת התוכנית, וההנהלה קובעת אילו משאבים יידרשו כדי להשיג את התוכנית.
היתרונות של ייצוג חזותי של יעדים:
- תיאום הפעילות של החטיבות המבניות של החברה;
- חלוקת תפקידים לפקידים;
- הגדלת האחריות ההדדית של מבצעים;
- מעקב אחר השגת יעדים;
- הגדרת משימות ספציפיות, מועדים;
- מתכוננים לשינוי כיוון אם יהיו שינויים פתאומיים בפעילות החברה;
- הגברת האפקטיביות של פיתוח תהליכי ניהול;
- קבלת החלטות בניהול.
איך לבנות עץ מטרות
בניית עץ קלה מספיק. יש להקדיש מספיק זמן לשלב זה, ולבצע את כל הפעולות הבאות בהתאם לתוכנית.
ההנהלה קובעת את הייעוד של החברה. זה נקרא הכללי והוא הגזע, הממוקם בראש העץ. זהו קווסט בסיסי שלא ניתן להשלים באופן מיידי. להגיע לנקודת הסיוםיידרשו מטלות קטנות יותר. לכן, מוגדרות מטרות משנה - הן מיוצגות על ידי ענפי העץ. במידת הצורך, המטרות מחולקות לתת-משימות קטנות יותר. ככל שקנה המידה של החברה גדול יותר, כך יכולות להיות יותר רמות במבנה.
כל מין מתואר בצורה ברורה ומפורטת ככל האפשר, כל הניואנסים מנותחים. מנותח מספר היעדים הדרושים להשלמת המשימה הגבוהה יותר. מבנה שנוצר כהלכה מכיל את השלבים הדרושים כדי לפתור אותם, המשאבים הדרושים מסופקים.
לאחר קביעת כל הרגעים, האחריות מחולקת בין מחלקות המיזם. כל יחידה חייבת לבצע בבירור את משימתה.
דוגמה: קבלה לאוניברסיטה
צריך לנתח דוגמה פשוטה מהחיים כדי להבין טוב יותר את עץ המטרה. כיצד לבנות ולהשתמש בתוכנית כניסה למכללה?
בעת ניתוח, יש צורך לקחת בחשבון את כל המשאבים, להדגיש יעדי משנה. משאבים:
- חינוך לבית ספר;
- הזדמנויות פיננסיות;
- עזור לחברים ומכרים לקראת הקבלה ובמהלך ההדרכה.
כדי להפוך לסטודנט באוניברסיטה, אתה צריך להביא את רמת המשאבים למקסימום ככל האפשר. למשל, להירשם למכינות, ללמוד עם מורה פרטי אם יש פערים בידע של תכנית הלימודים בבית הספר. מצאו פתרון לסוגיית השגת הכסף להבטחת השכלה נוספת: קחו הלוואה, לווה, מצאו מקור להכנסה נוספת.
ניתן לשבור כל גוללמשימות קטנות יותר. לדוגמה, ניתן לחלק את החיפוש אחר מורה לשלבים הבאים:
- ארגון הכנסה לתשלום עבור שיעורי עזר.
- חפש מורה בכיוון שנבחר.
- חפש זמן פנוי לשיעורים.
במקרה זה, ניתן לחלק את הפסקה השנייה לחלקים. המבקש צריך להחליט אילו סימנים הוא מכיר הכי גרוע, מה הוא יכול להרים בעצמו, ובמה הוא לא יכול להתמודד בכוחות עצמו.
דוגמה לבניית רווחה פיננסית
עץ של יעדי רווחה פיננסית עשוי להיראות כך. ראשית, המשימה נקבעת - זו הכנסה קבועה, מספיקה כדי לא להגביל את עצמך בכלום. היישום מחולק לשלושה יעדי משנה:
- הכנסה פסיבית;
- הכנסה פעילה;
- רווחים צדדיים.
יש שלושה פריטים ברמה השנייה במבנה הזה. עכשיו אנחנו צריכים ליצור את הרמה השלישית. הפריט על מציאת הכנסה פעילה מכיל את המשימות הבאות:
- חפש עבודה טובה יותר;
- קבלת השכלה נוספת;
- שינוי מקום מגורים;
- הקצאת זמן לפיתוח עצמאי של האזור הנבחר;
- לצבור ניסיון.
הגרף נבנה עוד יותר אם נמצאו דרישות נוספות להשלמת כל פריט. כתוצאה מכך, העץ יכול לגדול לגדלים גדולים מאוד.
תוכניות לבניית עץ מטרות
ניתן לנהל את העץ בעזרת תוכניות נוספות. ביניהםכולל גם גרסאות שולחן עבודה וגם גרסאות מקוונות. ניתן להשתמש בהם במהלך מצגות על המסך הגדול או לשיתוף פעולה עם צוות קטן.
היום מוצעים מספר עצום של כלים להצבת יעדים, לארגון תהליך השגתם. באפליקציות כאלה, המשתמש מזין את שם המטרות, קובע את קטגוריית החשיבות שלהם ומקבל מודל מובנה.
מסקנה
תכנון פעילויות באמצעות לוח זמנים הוא לא רק נוח מאוד, אלא גם יעיל. זהו כלי המאפשר לך לראות חזותית כיצד משימות יתקשרו, אילו משאבים יידרשו כדי לפתור אותן. לפעמים מוצאים משאבים חסרים, משימות חדשות מופיעות. אתה יכול לראות את העיקרון של אינטראקציה בין כוונות וכיצד הן תלויות זו בזו.
באופן כללי, ניתן להשתמש ביצירת לוח זמנים לא רק בעסקים או בתכנון בעיות הקשורות לעבודה. זוהי דרך שימושית למצוא את התשובות הנכונות לשאלות אישיות, ויועץ כיוון מצוין אם משהו חשוב לא מספיק ברור.
